作者：周志慧 字数：2941
摘 要：随着基建档案数量的不断加强，为加强档案管理、提高利用效率，基建档案数字化建设也迫切地摆在档案工作者面前。完整的收集、科学的分类、妥善的保管、最终达到充分的利用，实现档案信息的接收、传递、鉴定、分类、存储和提供服务的一体化、快捷化和网络化，实现档案信息资源的共享，以达到最大化的发挥档案的价值。
关键词：基建；档案；信息化；研究
1 引言
基建档案是基本建设工程活动中形成的，据有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。它既是建设工程的真实反映和记录，又是工程项目后续利用的重要依据和凭证，具有不可替代的查考作用。基建档案的来源涉及建设单位、审批部门、施工、监理、财会等等很多职能部门，基建工程阶段上分为立项、实施、运行、竣工验收四个阶段，所以从其形成上看，可分为工程准备阶段形成的文件、施工过程形成的文件、监理过程形成的文件、竣工验收过程形成的文件，通过不同的工作阶段与专业施工相互区别，又与总体的基建程序和内容相联系，系统的体现基建工程发展的整体脉络，所以基建档案有其成套性的特点。
2 基建档案的特点
基建档案的建立是一项长期性的基础工作，基建档案的原始材料主要还是在工程实施中产生、针对基建工作的时间长、环节多、部门多这些不利条件，怎样才能有效地建立起一套完善的基建档案，它涉及的问题比较多。一是宣传建档意义，确立基建档案的重要地位、工程项目涉及的相关部门）多造成了资料来源多。作为建档单位—施工企业，除了在企业内部加强学习，提高认识，确立建档重要性外，还需向相关部门宣传建档意义，在各部门间形成建档共识，使建档工作引起部门领导的足够重视，仅靠建档单位自己是不够的。
3 基建档案管理存在的问题
3.1 管理模式老化，机制体制落后
体制机制制约不仅表现在档案信息化建设过程中，也表现在档案管理和档案相关业务开展过程中。而对这些障碍，一方面应该看到市场经济条件下行政管理体制改革乃至政治体制改革滞后的因素，另一方面也该看到信息化对政府工作体制机制改革的渗透、推动和促进作用。因此，对档案信息化建设面临的体制机制问题既要看到障碍性的一面，也要辩证地认识到，这正是档案信息化建设需要突破的重点。传统的档案管理主要存在以下几个方面的问题：一是档案操作都是由人工完成，效率比较低；二是档案流动起来比较麻烦；三是档案更新起来比较慢；四是存在监管漏洞，容易引发腐败行为。
3.2 软硬件配套措施不足
传统的档案管理，一方面大都还是使用一些硬件比较落后的设备，跟不上现代化的要求；另一方面，配套的软件也跟不上档案管理的要求，软硬件配套设置急需改进。
3.3 信息数据库建设落后
在档案录入上，有时为了赶进度只是录入了最基本的信息，导致档案信息数据库不完整，这就造成了日后对档案的筛选和管理的不便。信息数据库更新的不及时也会导致档案的一系列问题。
3.4 档案信息安全建设不足
信息安全建设不足主要体现在数据备份不及时，系统安全漏洞等方面。档案系统一旦遭受到黑客的攻击导致档案泄露，其造成的影响将难以估计。
4 档案信息化的建设与对策
4.1 强化档案管理的法律法规，建立档案信息化标准
档案部门首先要制定出档案信息化管理的规章制度，保障具体工作的充分落实；其次要建立档案信息化标准，例如在档案的信息化录入时规定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的维护操作等。在法规与标准的制定时一方面要邀请相关专家以座谈会的形式进行讨论，另一方面也要通过调查问卷，实地调查等手段收集民众的意见，以此建立起一个科学、有效、规范的信息化档案运行机制。
4.2 健全和完善档案信息化相关法律制度
建立、健全和完善档案信息化相关法律制度，是实施依法治国方略的要求，也是建设法治政府不可或缺的重要组成部分。档案信息化法制建设，既是对档案信息化成果上升到法律制度层次的规范和确认，也是以高度负责的态度面对档案事业发展和档案利用者需求的具体体现，对提升档案工作和档案管理水平，拓宽档案服务领域和提高档案服务能力具有积极深远的意义。
4.3 加大档案信息化软硬件设施的投入
在硬件方面，计算机相比传统档案的纸质录入有着效率高、保存时间长、成本低、更新快等优点。由于档案的特殊性，，对计算机的性能和稳定性要求比较高，因此应加大对计算机硬件的投入；在软件方面，由于档案的机密性以及安全性要求比较高，如何保障安全稳定的实现档案信息的保管是档案部门需要解决的问题。此外，档案管理部门需要拿出专门的资金来进行软件的更新与维护，确保软件的平稳安全运行。
4.4 建设档案信息数据库
由于档案的数据都是百万量级的，因此建立档案数据库显得非常必要。档案数据库的建立要满足一下几个方面的要求，一是实现的信息的准确录入和删除操作、二是实现数据库的动态更新、三是实现档案更新的及时性、四是实现档案数据的长期保存、五是保证档案数据在数据库中的安全性。档案数据库的建立不仅可以极大的减少工作人员的工作量，而且可以实现档案数据及时更新，使数据管理起来更加方方便。
4.5 建立档案资源共享机制
在具体的实现方式上，单位档案管理部门内部资源共享主要是通过局域网来实现的，通过软件的对接可以实现档案的共享。此外还可以建立档案信息网站，为外部人员提供查询平台，这方面可以学习美国的经验，为申请者提供档案查看和修改服务。在建立数字化共享平台上建立技术规范和网络信息安全管理的制度，依法查阅、利用和共享资源。
4.6 提升网站建设水平，构建信息交流平台
在内部局域网、互联网和对接软件的基础上建立综合的档案服务网站。把过去静态的档案管理转变为动态的档案管理，利用该网站的建设实现对局决策、档案管理、对外服务等方面的帮助。网站的开发工作既可以自己招聘组建专门的开发团队，也可以把开发建设工作整体外包给第三方软件开发单位，并且要定期对网站进行检查，确保其运行稳定，最终形成一个完善的信息化档案管理综合服务网站。
4.7 建立部门立卷制
领导重视、加强管理，使档案管理部门和产生基建档案的部门协同配合，使用统一的档案管理软件，产生的基建档案就地转化成可被档案管理软件识别兼容的电子档案并上传到档案管理部门。改变档案管理人员费时费力的手工劳动，只需通过管理软件进行网上接收、鉴定、分类、归档，这样既提高了基建档案的准确性、成套性，又提高了档案收集保管的效率。这种部门立卷、网络上传接收的工作方式还适用文书、教学、科研、出版等多种档案管理。
5 结语
总之，基建档案数字化建设，是档案工作发展的必然趋势。在软硬件设施具备的前提下，基建档案数字化成为可能，实现基建档案信息的接收、传递、存储、检索、查阅、提供利用，建立基建档案网络化共享平台，实现档案查阅的快捷化，是数字化的最终目的。
参考文献
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