作者：王黎晖 字数：1828
档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案资料工作是档案工作中的基础。
当前，面对新形势新任务新要求，档案收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平，具有重要意义。笔者在多年从事地方史志、年鉴编纂的工作过程中对档案资料在编辑的作用有如下粗浅认识。
年鉴编纂工作是一项政治性、历史性、现实性很强的工作。年鉴不仅能够及时总结、记载过去，把珍贵史料留给后人，而且能够借助年鉴分析事物发展规律，科学预测未来，指导今后工作。
1 充分认识档案资料在年鉴编写工作的重要性
1、编辑行业年鉴对促进档案工作具有重要意义。年鉴的编辑过程也是研究档案资料的过程，对档案资料进行整理的过程。从拟定条目选题到具体进行编写都需要查阅利用档案，依据档案资料编写大事记等资料。利用档案有助于年鉴条目选题的拟定和撰写，而拟题撰稿的过程，也是对文书立卷、归档工作质量的检验，有发现、促进改善、防止遗漏、补充不足的作用，
2、各行业、部门编写的年鉴可以作为该行业的档案汇编。凡是一年来重要的信息资料，年鉴全部收录，其中既有宏观的全局资料，又有微观的典型资料；既有原始的文献资料，又有统计数字资料。内容全面、系统、准确真实，为行业的决策者、管理者、研究者和有关部门提供丰富的精确的数据和资料，给工作带来了方便，便于科学化管理。并通过年鉴了解到各行业在发展过程中所取得的成绩和存在的问题，制定出新的发展计划。
3、编写年鉴可以为各单位、各行业的修志工作打好坚实的基础。近年来，我县的有些单位都编写了具有本行业特色的部门志，但由于上限与下限间隔时间较长，很多资料散落在各科室及个人手中。使得在搜集资料工作上遇到了不少的困难。编写部门年鉴恰恰解决了这一重要问题。例如学校年鉴提供的是全面、系统、综合、精练、浓缩、准确而且具有权威的信息，在对外宣传和交流中，把学校的规模、教学、科研、管理等发展状况展示在人们面前，让人们去了解学校、认识学校，扩大学校在社会上的影响力，充分起到了宣传学校的作用。学校年鉴可以帮助各学校在对外交流中受益。增加校与校之间的交流，可以相互学习取长补短，拓宽学校的知识领域和提高学校的知名度。
2 以求真务实的精神努力做好年鉴的编写工作
1、以高度的责任心和对历史负责的精神来对待年鉴编辑工作。年鉴工作涉及面广、资料广泛，如影像资料、数据资料。查找这些资料都是一些具体性工作，但是过若干年后就成了历史。按照年鉴编写的要求，为了把握好这个主线，在搜集材料时，尽可能广泛地收集各种信息和材料，并且在取材时努力做到点、面结合，力争使本年度的年鉴材料能够全面地涵盖行业、部门的各工作，这是一种对历史负责的精神。
2、精心筛选材料为了提高年鉴的实用性，实现其使用价值，首先是广泛收集档案资料，努力做到材料的完备性，完备性就是求“全”。然而，完备性并非“照单全收”，因为一年来的工作太多，必须要按一定的标准进行筛选、取舍。取舍一定要慎重，凡基本的、重要的、典型的资料一定不能缺漏，以便于充分发挥年鉴的信息源和数据库的作用。本着这一选材原则，在进行年鉴编辑资料的取舍方面，首先把各类档案材料进行分类，在分类的基础上对比材料的影响力和重要程度，然后，把最能反映这个时代风貌和特点的材料都保留下来，，因为这些材料过若干年后就是这个时代历史的缩影。对一些次要的材料则要删除，以减少年鉴的篇幅。
3、努力规范年鉴的写作。从零散档案资料到一本有序的年鉴直至到读者手中成为有用的资料这一过程，也就是年鉴实用性的实践过程，这一过程也是编纂年鉴使用价值的过程。这是年鉴编辑工作者编辑年鉴最重要的环节。经过辛勤劳动，把零散、粗糙、杂乱、无序的原始信息逐步变成密集、精炼、准确、有序的年鉴材料需要大家付出辛苦的劳动。年鉴编写工作是一项长期的工作，年鉴的编写对行业的发展起到重要的作用，各单位要充分重视年鉴编写工作，领导班子要认真研究编写工作，按照职能部门和写作要求，认真组织编写，分管领导要具体负责，严格把关，确保年鉴编写工作顺利进行。
作者简介
王黎晖，女，现年54岁。山东省沂南县志办公室馆员。中共党员。1978年9月参加工作。任第二部《沂南县志》副主编、第二部《沂南年鉴》副主编。
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